Høsten står for døren. Folk er tilbake fra ferie, aktiviteten øker. Det kan også øke arbeidspress og kanskje risiko. Derfor er det en fin tid til å stille spørsmålet:
Hva skal vi faktisk gjøre med HMS-arbeidet denne høsten?
Godt HMS-arbeid handler ikke bare om å håndtere avvik, problemer og hendelser når de oppstår. Det skal være systematisk og planlagt. Det er tid for ledere, verneombud og arbeidsmiljøutvalg å se noen måneder framover.
Mye er kanskje allerede planlagt. Men er planen fortsatt riktig? Har det skjedd endringer siden den ble laget? Og er det arbeidsmiljøutfordringer som bør få større oppmerksomhet enn dere trodde ved årets begynnelse?
Start med det dere allerede har
Før dere lager nye planer, se på det som allerede finnes. Har virksomheten en HMS-handlingsplan eller årsplan? Hva står igjen for resten av året? Er planlagte tiltak gjennomført? Er noen blitt utsatt? Og har det dukket opp nye behov som ikke sto i planen?
Se også på tidligere risikovurderinger, vernerunder, avvik, sykefravær og eventuelle arbeidsmiljøundersøkelser. De forteller ofte ganske tydelig hvor det er behov for innsats.
Poenget er ikke å gjennomføre HMS-aktiviteter bare fordi de står i kalenderen. De skal bidra til å redusere risiko og skape et sunt og godt arbeidsmiljø.
Forslag til HMS-handlingsplan for høsten
Her er noen områder det kan være nyttig å gå gjennom:
1. Gjennomgå HMS-planen
Hva var planlagt for året, hva er gjennomført, og hva gjenstår? Avklar ansvar og frister for det som skal gjøres før årsskiftet.
2. Gjennomfør eller følg opp vernerunder
Er det tid for en ny vernerunde? Og kanskje enda viktigere: Hva skjedde med funnene fra den forrige? Er alt fulgt opp?
3. Oppdater risikovurderingene
Har arbeidsoppgaver, bemanning, organisering, utstyr eller arbeidsmetoder endret seg? Da kan også risikoen ha endret seg. Husk at risikovurderinger skal omfatte både fysiske, organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold. Kjenner alle sitt ansvar her?
4. Se på avvik og uønskede hendelser
Hvilke avvik har dere hatt hittil i år? Er det noen mønstre? Gjentar de samme problemene seg? Avvikssystemet skal ikke bare samle informasjon – det skal bidra til læring og forbedring.
5. Vurder behovet for arbeidsmiljøundersøkelse eller annen kartlegging
Har dere en fast plan for arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler? Er det noe som skal skje i høst? Kjenner alle sitt ansvar?
6. Sjekk HMS-opplæringen
Har ledere med personalansvar fått nødvendig HMS-opplæring? Hva med verneombud og medlemmer av AMU? Har det kommet nye personer inn i disse rollene?
Se også på opplæringen av medarbeiderne. Har de ansatte tilstrekkelig kunnskap til å utføre arbeidet på en trygg og forsvarlig måte? Dette er særlig viktig når arbeidsoppgaver, utstyr eller arbeidsmetoder er endret. Alle ansatte har en medvirkningsplikt. (AML § 2.3). Kjenner de sitt ansvar?
7. Se på rutiner og HMS-systemer
Finnes det rutiner som er blitt utdaterte eller som ikke fungerer i praksis? Det er bedre med noen få gode rutiner som faktisk brukes enn mange dokumenter som ingen leser.
8. Følg opp det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet
Hvordan er arbeidsmengden? Er roller og forventninger tydelige? Får medarbeiderne nødvendig støtte og hjelp? Er det konflikter eller samarbeidsproblemer som bør tas tak i før de vokser seg større?
9. Se på sykefraværet, og det forebyggende sykefraværsarbeidet
Er det utviklingstrekk i sykefraværet som bør undersøkes nærmere? Oppfølging av den enkelte sykmeldte er viktig, men like viktig er det arbeidet som forebygger plager og fravær.
10. Bestem hva som er viktigst
Ikke lag en liste med 25 tiltak som ingen rekker å gjennomføre. Velg heller noen få prioriterte HMS-aktiviteter for høsten. For hvert tiltak bør det være klart hva som skal gjøres, hvem som har ansvaret og når det skal være ferdig.
Hvem har ansvar for hva?
HMS-arbeidet et samarbeidsprosjekt. Men samarbeid betyr ikke at alle har samme ansvar.
Leder/arbeidsgiver – har hovedansvaret
HMS kan delegeres som oppgaver, men arbeidsgivers overordnede ansvar kan ikke delegeres bort.
Verneombudet skal medvirke og påse
Verneombudet skal være aktiv i kartlegginger, risikovurderinger og vernerunder og stille spørsmål i forhold som kan innebære risiko, og følge med på at nødvendige tiltak faktisk blir gjennomført. Verneombudet er medvirker og pådriver, ikke HMS-ansvarlig.
Arbeidsmiljøutvalget skal se helheten
Høsten er et godt tidspunkt for AMU til å løfte blikket: Hva forteller sykefravær, avvik, skadestatistikk, vernerunder og arbeidsmiljøkartlegginger samlet sett? Hvor bør virksomheten prioritere innsatsen?
Har dere AMU? Alle virksomheter over 30 ansatte skal ha etablert dette.
De tre viktigste utfordringene
Spør til slutt: Hvis vi bare skal lykkes med tre HMS-forbedringer denne høsten, hvilke tre skal det være?
Da har dere ikke bare en HMS-plan. Dere har en plan dere faktisk kan gjennomføre. Det er bare å brette opp erma!! Lykke til!
Og husk at HMS Norge har alle de HMS grunnkurs du måtte trenge. Både på norsk og engelsk.
