De fleste kjenner til at internkontrollforskriften (§ 5, 4-8) stiller krav om skriftlig dokumentasjon av hvordan HMS-arbeidet utføres i virksomheten i form av risikovurderinger, rutiner, handlingsplaner og avvikssystemer, osv. Men de tre første punktene i § 5 er minst like viktige. De handler om selve grunnmuren i HMS-arbeidet.
Det hjelper lite å ha flotte dokumenter dersom virksomheten ikke:
- kjenner lovkravene,
- har nødvendig HMS-kompetanse,
- og involverer de ansatte i arbeidet.
Internkontrollforskriften § 5 punkt 1–3 handler om nettopp det. La oss se litt nærmere på de tre kravene.
Pkt 1: Lover og forskrifter må være tilgjengelige – og kjent
Arbeidsgiver må først identifisere hvilke lover og forskrifter som er relevante. For de fleste virksomheter er dette de viktigste:
- Arbeidsmiljøloven
- Internkontrollforskriften
- Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
- Arbeidsplassforskriften
- Forskrift om utførelse av arbeid
I enkelte bransjer kan det også være spesialregler knyttet til kjemikalier, bygg og anlegg, transport, helsevesen eller maskinsikkerhet.
Men det er ikke nok at ledelsen henviser til reglene. De må gjøres aktivt tilgjengelige for dem som trenger dem. I praksis betyr dette ofte:
- digitale HMS-systemer med oppdaterte lover og forskrifter,
- lenker til relevante regler på intranett,
- korte veiledninger eller sammendrag,
- opplæring i hvilke regler som gjelder for ulike roller.
Arbeidsgiver bør sørge for at reglene blir forklart på en praktisk måte. Mange ansatte vil ikke lese lange forskriftstekster, men de kan forstå:
- hva som forventes av dem,
- hvilke rutiner som gjelder,
- og hvorfor kravene er viktige.
Pkt 2: Arbeidstakerne må ha tilstrekkelig HMS-kompetanse
Arbeidsgiver må vurdere:
- hvilken kompetanse ulike grupper trenger,
- hvem som trenger særskilt opplæring,
- og hvordan opplæringen skal gjennomføres.
Dette gjelder både ledere, verneombud, AMU-medlemmer og vanlige ansatte.
Ledere
Arbeidsmiljøloven § 3-5 stiller krav om at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Dette gjelder i praksis alle som leder eller kontrollerer andre ansatte.
Ledere må blant annet forstå:
- risikovurdering,
- avvikshåndtering,
- psykososiale arbeidsmiljøfaktorer,
- sykefraværsoppfølging,
- og hvordan man involverer ansatte i HMS-arbeidet.
Verneombud og AMU
Verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal ha fullt HMS-grunnkurs, der de får både juridisk forståelse og praktisk kompetanse innen:
- risikovurderinger
- vernerunder
- organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø
- konflikthåndtering
- ergonomi
- og systematisk forbedringsarbeid
Vanlige ansatte
Også øvrige ansatte må få opplæring tilpasset sitt arbeid. Dette kan handle om:
- sikker bruk av utstyr
- ergonomi
- kjemikaliehåndtering
- vold og trusler
- brannvern
- eller psykososiale belastninger
HMS Norge har kursene
I dagens arbeidsliv velger mange virksomheter digitale løsninger og e-læring som en fleksibel måte å sikre kompetanse på. Hos HMS Norge leverer vi e-læringskurs for:
- verneombud
- medlemmer av arbeidsmiljøutvalg
- og ledere med HMS-ansvar
Fordelen med e-læring er blant annet at medarbeiderne kan gjennomføre opplæringen når det passer, samtidig som virksomheten får en mer systematisk og lik opplæring på tvers av avdelinger og lokasjoner.
Pkt 3: Medvirkning er ikke frivillig – det er et lovkrav
Og så må vi ikke glemme medvirkningsplikten, som står i Arbeidsmiljøloven § 2.3.
«Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.»
HMS-arbeid er noe ledelsen gjør alene. De ansatte sitter ofte på den viktigste kunnskapen om:
- hvor risikoene finnes
- hva som fungerer dårlig
- og hvilke tiltak som faktisk vil virke
Medvirkning fra de ansatte kan skje på mange måter:
- vernerunder
- medarbeidersamtaler
- arbeidsmiljøundersøkelser
- tavlemøter, forbedringsmøter
- AMU-møter
- prosjektgrupper
- eller daglig dialog mellom leder og ansatte
Verneombudet har en særlig viktig rolle som representant for arbeidstakerne i HMS-spørsmål. Oppfordre medarbeiderne til å bruke dem!
Det avgjørende er at medvirkningen er reell. Dersom ansatte opplever at ingen lytter, eller at innspill aldri fører til handling, vil engasjementet raskt forsvinne.
God medvirkning krever:
- åpen kommunikasjon
- trygghet for å si fra
- tydelige tilbakemeldinger
- og at forslag faktisk vurderes og følges opp
HMS handler om mennesker – ikke bare dokumentasjon
Internkontrollforskriftens § 5 punkt 1–3 minner oss om noe viktig: HMS er ikke først og fremst et dokumentasjonssystem. Det handler om mennesker, kompetanse og samarbeid.
Virksomheter som lykkes med HMS-arbeidet kjennetegnes av at:
- ledelsen kjenner regelverket,
- ansatte får god opplæring,
- og medarbeiderne involveres aktivt i forbedringsarbeidet.
Lykke til med HMS-arbeidet!
