Det viktigste først: Arbeidsgiver har ansvaret for arbeidsmiljøet. Du har ikke et slikt ansvar.

Rollen din er å følge med, si fra og medvirke. Arbeidsgiver blir ikke fri fra ansvar ved å vise til at du ikke påtalte forholdet. Plikten din strekker seg ikke lenger enn til å sørge for at nødvendige tiltak blir tatt opp med arbeidsgiver.

Ordforklaringer

AML: arbeidsmiljøloven
AMU: arbeidsmiljøutvalg
BHT: bedriftshelsetjeneste
HVO: hovedverneombud
Verneområde: den delen av virksomheten du er valgt for

1. Hvem du representerer

- Alle arbeidstakere innenfor verneområdet ditt (aml. § 6-2 første ledd)
- Innleide arbeidstakere (aml. § 6-2 første ledd, endret 1.1.2024)
- Selvstendige oppdragstakere som utfører arbeid i nær tilknytning til virksomheten (aml. § 6-2 første ledd, endret 1.1.2024)

Merk: Rene oppdragsavtaler som gjennomføres uten særlig samhandling med virksomheten faller utenfor. Det må foreligge en reell tilknytning til arbeidsmiljøet i virksomheten.

2. Dine rettigheter

Trygghet i rollen kommer først og fremst av å vite hva du kan kreve. Dette er ikke tjenester du får hvis det passer. Det er rettigheter.

- Rett til å stanse farlig arbeid ved umiddelbar fare for liv eller helse, når faren ikke straks kan avverges på annen måte. Arbeidet står til Arbeidstilsynet har tatt stilling til om det kan fortsette. (aml. § 6-3 første ledd)
- Stansingen begrenses til det som er nødvendig for å avverge faren, og arbeidsgiver skal varsles straks. (aml. § 6-3 andre ledd)
- Du er ikke erstatningsansvarlig for skade virksomheten påføres som følge av en slik stansing. (aml. § 6-3 tredje ledd)
- Rett til å bruke den tiden som er nødvendig for å utføre oppgavene forsvarlig. (aml. § 6-5)
- Rett til opplæring. Minimumskravet er 40 timer. Arbeidsgiver dekker utgiftene, og vernearbeidet utføres innenfor vanlig arbeidstid. (aml. § 6-5; forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kap. 3)
- Rett til å bli tatt med på råd ved planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet i verneområdet ditt. (aml. § 6-2 fjerde ledd)
- Rett til å bli gjort kjent med yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker i ditt område, yrkeshygieniske rapporter og målinger, og påviste feil og mangler. (aml. § 6-2 femte ledd)
- Rett til svar fra arbeidsgiver når du melder fra. (aml. § 6-2 tredje ledd)

3. Verneombudets rapportering om forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare

- Om du blir kjent med forhold som kan medføre ulykkes- eller helsefare: varsle arbeidstakerne på stedet straks.  (aml. § 6-2 tredje ledd)

- Gjør arbeidsgiver eller dennes representant oppmerksom på forholdet, dersom du ikke selv kan avverge faren. Meld skriftlig, og noter datoen.  (aml. § 6-2 tredje ledd)

- Arbeidsgiver skal gi deg svar på henvendelsen.  (aml. § 6-2 tredje ledd)

- Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til meldingen, skal du underrette Arbeidstilsynet eller arbeidsmiljøutvalget. Dette er en plikt, ikke et valg.  (aml. § 6-2 tredje ledd)

- Ved umiddelbar fare for liv eller helse gjelder ikke denne rekkefølgen. Da bruker du stansingsretten etter § 6-3 med én gang.

4. Verneombudets oppgaver - en oversikt over hva du skal, hva du kan og hva som ikke er ditt ansvar.

Punktene i «Ikke ditt ansvar» er ikke forbud. De er grenseoppganger, så du slipper å bære noe som tilhører arbeidsgiver.

A. Fysisk sikkerhet og verneutstyr 

B. Psykososialt arbeidsmiljø

C. Systematisk HMS-arbeid og medvirkning

D. Avvik, ulykker og farlige forhold

E. Konflikter og personalsaker

Om å tale én persons sak: du skal ivareta arbeidstakernes arbeidsmiljø, og noen ganger er det én persons arbeidsmiljø som er saken. Grensen går ikke ved å engasjere deg i enkeltsaker. Den går ved å ta part i en rettslig personalkonflikt. Der er det tillitsvalgt eller advokat som er riktig rolle, ikke verneombud.

F. Regelverk, taushetsplikt og tilsyn

G. Velferd og trivsel

Dette står her fordi grensen glir i praksis. Verneombudet er ofte den som blir spurt. Du kan si nei uten å svikte rollen. Du beskytter den. Det skal heller ikke spise av tiden du har fått til vernearbeid.

5. God praksis

Dette er ikke lovpålagt. Det er det som skiller et verneombud som fungerer fra et som bare er valgt.

• Lytt til kollegene dine og innhent erfaringene deres systematisk, ikke bare når noe har skjedd
• Vær tydelig på hvilken rolle du snakker i. Si det høyt: «nå snakker jeg som verneombud»
• Skriv ned hva du melder fra om, til hvem, og når. Det beskytter både deg og saken
• Bygg samarbeid med ledelsen, tillitsvalgte, AMU og BHT før du trenger det
• Vær en uavhengig pådriver. Verken en forlengelse av ledelsen eller en fast opposisjon

Kilder

• Arbeidsmiljøloven kapittel 6, §§ 6-1 til 6-5 (lov 17. juni 2005 nr. 62) — lovdata.no
• Arbeidsmiljøloven § 3-1 om systematisk HMS-arbeid og § 5-2 om varslings- og meldeplikt
• Forskrift 6. desember 2011 nr. 1355 om organisering, ledelse og medvirkning, § 2-2 og kapittel 3
• Arbeidstilsynet: Verneombud, og Roller i HMS-arbeidet — arbeidstilsynet.no
• Lovendringer om verneombud og arbeidsmiljøutvalg med virkning fra 1. januar 2024

Hvordan gjennomføre effektive inspeksjonsrunder på arbeidsplassen? Vernerunden er en viktig del av HMS-kartleggingen i virksomheten.

Den gir mulighet til å:

- Identifisere farer og mangler før de blir til ulykker eller sykdom
- Snakke med kollegaene dine om deres opplevelse av arbeidsmiljøet
- Dokumentere tilstanden på arbeidsplassen
- Lage en handlingsplan for forbedringer

  
10 essensielle tips for en vellykket vernerunde

Ta med de rette folkene

Daglig leder (eller representant for ledelsen) og verneombud gjennomfører vernerunden sammen. Noen ganger kan det være aktuelt å involvere andre, for eksempel bedriftshelsetjenesten eller en fagperson på spesifikke områder.  AMU forsikrer seg om at opplegget fungerer og kan komme med råd.

Velg riktig tidspunkt

Sørg for å ha god tid og legg vernerunden til en dag da arbeidstakerne er på plass og arbeidet foregår som vanlig. Da får du et godt innblikk i det virkelige arbeidsmiljøet. Husk å sette av tilstrekkelig tid til å snakke med kollegaene på runden.

Bruk en skreddersydd sjekkliste

Lag alltid en sjekkliste som passer til de farene og utfordringene som er spesifikt for det verneområdet du inspiserer. Sjekklisten er en del av HMS-systemet.  Dokumenter hvilket verneområde sjekklisten gjelder for, hvem som deltok, og når runden var.

Sjekk status på tidligere avvik

Gjennomgå avvik som ble opprettet fra tidligere runder. Er de lukket? Hvis ikke, hva er årsaken til at de ikke er løst? Hvem skal rette opp det som ikke er gjort, og innen hvilken tidsfrist?

Vurder opplæring og kompetanse

Spør deg selv: Har alle arbeidstakerne tilstrekkelig opplæring? Har de fått nødvendig informasjon for å jobbe trygt og sikkert, både for seg selv og for kollegaer? Identifiser hvor det trengs forbedret opplæring.  

Gjennomgå det fysiske arbeidsmiljøet

Følg sjekklisten og vurder faktorer som lys, lydnivå, temperatur, trekk og ergonomi.  

Hvis det er relevant; finnes nødvendig verneutstyr? Er maskiner utstyrt med verneinnretninger? Er HMS-datablader for kjemikalier på plass? Vurder også arbeidsplassens utforming – plass, gulvforhold, renhold, ujevnheter og belysning.

Kontroller tilgang til instrukser og informasjon

Finnes nødvendig informasjon, rutiner og instrukser tilgjengelig på arbeidsplassen slik at arbeidet kan utføres fullt forsvarlig og uten at det påvirker helsen negativt? Er denne informasjonen lett tilgjengelig for de som trenger den?  Selv kontorarbeidsplasser kan ha nytte av hms-rutiner og – veiledninger.

Løft blikket

Vurder også eksterne forhold. Hvordan er virksomhetens forhold til kunder, leverandører, brukere, elever, osv? Kan disse påføre risiko? Hvordan håndteres avfall – kastes det på betryggende og miljøvennlig måte?

Lag en handlingsplan

Basert på avvik som ble funnet, lag en konkret handlingsplan. Hva skal gjøres? Hvem har ansvar? Hva er fristen for å lukke hvert avvik?  

Dokumenter og planlegg neste runde

Signer vernerundeskjemaet og sett dato. Bli enige om dato for neste vernerunde. Dokumentasjonen er viktig for å vise at HMS-arbeidet utføres systematisk.  Noen går vernerunder hver uke, andre en gang i året. Det kommer helt an på typen arbeid som utføres.  Det er forskjell på en konsulentvirksomhet og en byggeplass.

Sjekke psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø på vernerunden?

Vanligvis kartlegges ikke psykososialt arbeidsmiljø på vernerunden. Det gjøres best gjennom arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler.   Men det er klart at dersom man skulle fange opp signaler om mobbing, trakassering, stress og overbelastning, arbeidstidsordninger eller konflikter, så er det bare å notere og bringe videre til rette instans i organisasjonen.

Sjekke HMS-systemet på vernerunden?

Det er både lurt og fullt mulig å høre om risikovurderinger og avviksregistrering på vernerunden og om håndteringen fungerer bra.  Finnes det gode HMS-rutiner og veiledninger der det trengs?  Hold øyne og ører åpne – også for forhold som ikke står nevnt i vernerundeskjemaet. 

Vernerunden - En gylden mulighet!

Vernerunden er mye mer enn å gå rundt og fylle inn et skjema. Det er en gylden mulighet til å snakke med de ansatte og forstå hvordan de opplever arbeidsmiljøet, og å ta deres bekymringer alvorlig. Da blir det hva det er ment å være: en effektiv forebyggingsmekanisme som gjør en reell forskjell for arbeidstakernes helse og sikkerhet.

Sommeren er her og for mange er dette årets høydepunkt. Ferie gir mulighet til å hente seg inn, være sammen med familie og venner og gjøre ting man ellers ikke får tid til. Men sommeren byr også på noen HMS-utfordringer som det er lett å overse.Når ansatte, ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget tar ferie samtidig, kan vernetjenesten bli mindre synlig, og nærmest fraværende. Samtidig kommer det ofte inn ferievikarer og sommervikarer som ikke kjenner arbeidsplassen like godt som de faste medarbeiderne. Det kan være en utfordring. 

Mange nøkkelpersoner er borte samtidig. Mange verneombud er på ferie, og AMU har tatt pause. Likevel stopper ikke HMS-ansvaret opp. Arbeidsmiljøloven gjelder like mye i juli som i november. Det vil utvilsomt være lurt å bruke noen minutter på å tenke HMS før ferien starter.

Hvordan fungerer vernetjenesten når folk er på ferie?

Tenk gjennom:
• Hvem fungerer som verneombud dersom ordinært verneombud har ferie?
• Er vara-verneombudet informert og tilgjengelig? (Hvis dere har vara-verneombud, det er jo ikke lovpålagt). Evt. en annen erstatter?
• Vet de ansatte hvem de skal kontakte dersom det oppstår avvik og HMS-utfordringer?
• Vet sommervikarer og nyansatte hvem som er deres kontaktperson? Kjenner de HMS-rutinene?
• Er viktige rutiner og beredskapsplaner lett tilgjengelige?

For verneombud er det særlig viktig å sørge for en god «stafettveksling» før ferien. Dersom du er borte, må alle vite hvem som ivaretar rollen i mellomtiden og hva du kan forvente av den som fungerer i mellomtiden.

Hvilke farer kan oppstå i ferieperioden?

Sommeren er ofte en tid med lavere bemanning. Samtidig kan arbeidsmengden være den samme – i noen bransjer langt høyere enn ellers i året.
Dette kan skape flere typer risiko:

Fysiske risikoforhold

Vær ekstra oppmerksom på dette:
• Uerfarne sommervikarer bruker maskiner og utstyr de ikke kjenner godt nok
• Opplæringen blir for kort eller mangelfull
• Arbeid utføres alene uten tilstrekkelig støtte
• Sikkerhetsrutiner blir glemt i travelheten
• Vedlikehold og orden får mindre oppmerksomhet
• Er nødvendig verneutstyr på plass og blir brukt?
• Kjemikalier – finnes det, og er det forsvarlig brukt?

Psykososiale risikoforhold

Vær ekstra oppmerksom på dette
• Høyere arbeidspress på de som er igjen på jobb
• Stress knyttet til underbemanning
• Flere konflikter fordi folk blir slitne og må dekke opp for hverandre
• Usikkerhet hos nye medarbeidere som ikke vet hvem de skal spørre
Trakassering
Ferien er mer «tilbakelent» for mange, men i enkelte bransjer er det også mer trøkk og kanskje trakassering. Særlig i serviceyrker eller der man har tatt kontakt med brukere eller passasjerer. Det kan gå mest ut over unge, som har mindre erfaring i takle vanskelige situasjoner. Vær sikker på at ingen slike situasjoner går under radaren. Ingen skal ha det vondt på jobb. Det vil også skade ryktet til hele arbeidsplassen på sikt.

Varsling

Varsling kan gjelde alt fra det psykososiale arbeidsmiljøet til økonomiske og rettslige overtramp. Ikke glem at nettopp i ferien kan det skje være flere kritikkverdige forhold fordi man passer mindre på og er litt mer slepphendt?
Sommervikarer?

Unge og uerfarne arbeidstakere er oftere involvert i skader og uønskede hendelser enn erfarne medarbeidere. Derfor er en god HMS-introduksjon helt avgjørende.
Sørg for at sommervikarer får informasjon om:
• hvilke risikoforhold som finnes i arbeidet
• hvilke rutiner som skal følges
• bruk av personlig verneutstyr, dersom det er aktuelt
• hvem de kan spørre om hjelp
• hva de skal gjøre dersom noe virker farlig eller usikkert
• hva de gjør i en nød- eller beredskapssituasjon
• sitt eget ansvar for å medvirke til et sikkert arbeidsmiljø
Det er ikke nok å gi informasjon. Man må også forsikre seg om at informasjonen er forstått.

Bruk ferien til det den er ment for

Arbeidsmiljø handler ikke bare om å unngå skader. Det handler også om restitusjon og helse.
Mange tar med seg jobben inn i ferien. Noen svarer på e-post, andre følger med på Teams eller bekymrer seg for alt som venter når de kommer tilbake.
For de fleste er dette unødvendig.
Ferie er en viktig del av arbeidsmiljøet. Kroppen og hodet trenger tid til å hente seg inn. God restitusjon reduserer risikoen for stress, utmattelse og sykefravær senere.

Derfor kan det være lurt å:
• slå av jobbvarsler på telefonen
• begrense lesing av jobbmail
• la andre håndtere oppgaver mens du er borte
• stole på at kollegaene klarer seg uten deg noen uker
• prioritere aktiviteter som gir energi og overskudd
Den beste investeringen mange kan gjøre i sommer, er faktisk å koble helt av.

En liten HMS-sjekk før ferien

Før nøkkelpersonene forsvinner ut døra, kan det være lurt å stille fem enkle spørsmål:
• Vet alle hvem som fungerer som verneombud i sommer?
• Har sommervikarene fått nødvendig HMS-opplæring?
• Er bemanningen forsvarlig gjennom ferieperioden?
• Vet ansatte hvem de skal kontakte dersom noe skjer?
• Har ledere og medarbeidere planlagt for nødvendig hvile og restitusjon?

Hvis svaret er ja på disse spørsmålene, ligger mye til rette for en trygg og god sommer.

Medlem i HMS Norge?

Er du medlem i ett av våre forum? Da kan du få svar på utfordringer du oppdager. Bare kan send e-post til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. og vi svarer så raskt vi kan.

Arbeidstilsynets svartelefon

Husk at man også alltid kan ringe Arbeidstilsynets svartelefon. De kan svare på «alt» som har med regler, roller og hvordan man skal utføre HMS-arbeidet.
Nummeret dit er: 73199700.

God sommer til alle verneombud, AMU-medlemmer, ledere og medarbeidere – og takk for innsatsen dere gjør for et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø hele året.

Kameraovervåking på arbeidsplassen. Hva sier reglene? Hvordan kan ledere, verneombud og AMU sikre en god balanse mellom trygghet og personvern?

Kameraovervåking blir stadig vanligere i norsk arbeidsliv. Kameraer brukes i butikker, på lager, i kollektivtransport, i helse- og omsorgstjenester, på byggeplasser og i kontormiljøer. Mange virksomheter har gode hensikter: Å forebygge tyveri, sikre ansatte mot vold og trusler, eller beskytte verdier og bygninger.

Samtidig opplever mange ansatte kameraovervåking som belastende. Følelsen av å bli observert kan påvirke trivsel, tillit og arbeidsmiljø. Derfor stiller norsk lov strenge krav til når kameraovervåking er lovlig, og hvordan den skal gjennomføres.

For verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalget (AMU) og ledere med HMS-ansvar er dette et viktig tema. Kameraovervåking handler nemlig ikke bare om sikkerhet og teknologi, men også om arbeidsmiljø, medvirkning og personvern.

Hvilke regler gjelder?

Kameraovervåking i arbeidslivet reguleres særlig av:

• Arbeidsmiljøloven kapittel 9 om kontrolltiltak
• Personopplysningsloven og GDPR
• Forskrift om kameraovervåking i virksomhet
• Veiledere fra Arbeidstilsynet og Datatilsynet

Arbeidsmiljøloven § 9-1 sier at kontrolltiltak bare kan innføres dersom de har «saklig grunn i virksomhetens forhold» og ikke innebærer en «uforholdsmessig belastning» for arbeidstakerne. (Lovdata)

Dette er kjernen i regelverket:

• Arbeidsgiver må ha et reelt og godt begrunnet behov
• Tiltaket må være nødvendig
• Tiltaket må være forholdsmessig
• Arbeidsgiver må involvere ansatte og tillitsvalgte
• De ansatte skal få tydelig informasjon

Kameraovervåking er et kontrolltiltak

Kameraovervåking regnes juridisk som et kontrolltiltak. Det betyr at arbeidsgiver ikke fritt kan sette opp kameraer «for sikkerhets skyld».

Datatilsynet understreker at ansatte også har rett til privatliv på jobb. Kameraovervåking er derfor bare tillatt når virksomhetens behov veier tyngre enn personvernet til de ansatte. (Datatilsynet)

Det holder altså ikke at overvåking «kan være nyttig». Det må foreligge et konkret behov.

Når kan kameraovervåking være lovlig?

Eksempler på forhold som ofte kan gi grunnlag for kameraovervåking:

• Gjentatte tyverier eller svinn
• Vold eller trusler mot ansatte
• Risiko for ran
• Sikkerhetskritiske områder
• Beskyttelse av liv og helse
• Forebygging av alvorlige hendelser

Datatilsynet skriver at kameraovervåking som hovedregel bare er tillatt når det er nødvendig for å forebygge eller avdekke straffbare forhold eller for å verne liv og helse. (Datatilsynet)

Et viktig poeng er at arbeidsgiver må kunne dokumentere behovet. Dersom en butikk ønsker kameraovervåking på grunn av svinn, bør det for eksempel finnes konkrete hendelser, anmeldelser eller registreringer som viser at problemet faktisk eksisterer.

Når er kameraovervåking normalt ikke lov?

Kameraovervåking som primært brukes til å kontrollere arbeidsinnsats eller overvåke ansatte kontinuerlig, vil ofte være ulovlig eller svært problematisk.

Eksempler:

• Kamera rettet mot ansatte hele arbeidsdagen
• Overvåking for å måle effektivitet
• Kamera brukt for å «følge med» på ansatte uten konkret grunn
• Kontinuerlig overvåking av pauserom

Det er også klare grenser for hvor kameraer kan plasseres. Toaletter, garderober og pauserom skal ikke overvåkes. (Datatilsynet)

Arbeidsgiver må velge det minst inngripende tiltaket

Et grunnleggende prinsipp er at arbeidsgiver skal velge løsninger som griper minst mulig inn i personvernet.

Dersom problemet kan løses på andre måter, bør disse vurderes først:

• Bedre adgangskontroll
• Bedre belysning
• Flere ansatte til stede
• Alarm- eller låsesystemer
• Bedre rutiner
• Opplæring og forebygging

Datatilsynet understreker også at overvåkingen skal begrenses til de tidene og situasjonene der behovet faktisk eksisterer. (Datatilsynet)

Hvis problemet for eksempel gjelder innbrudd etter stengetid, bør kameraene normalt ikke overvåke ansatte gjennom hele arbeidsdagen.

Informasjon og drøfting er obligatorisk

Arbeidsmiljøloven § 9-2 stiller krav om at kontrolltiltak skal drøftes med arbeidstakernes representanter så tidlig som mulig.

Det betyr i praksis at:

• Verneombud bør involveres
• Tillitsvalgte bør involveres
• AMU bør behandle saken dersom tiltaket er viktig eller omfattende

De ansatte skal få informasjon om:

• Hvorfor overvåkingen innføres
• Hva som overvåkes
• Hvordan opptak brukes
• Hvor lenge opptak lagres
• Hvem som har tilgang
• Hvor lenge tiltaket skal vare

Mange konflikter rundt kameraovervåking oppstår nettopp fordi ansatte opplever at tiltak «bare plutselig dukker opp».

God medvirkning skaper ofte langt bedre løsninger.

Hva bør verneombudet være spesielt opptatt av?

Verneombudet har en viktig rolle når kameraovervåking vurderes eller allerede er innført.

Verneombudet bør særlig spørre:

• Er behovet godt nok dokumentert?
• Er tiltaket nødvendig?
• Finnes det mindre inngripende alternativer?
• Hvordan påvirker dette arbeidsmiljøet?
• Opplever ansatte overvåkingen som belastende?
• Er overvåkingen begrenset til det som er nødvendig?
• Har de ansatte fått god informasjon?
• Er lagring og tilgang til opptak godt kontrollert?

Verneombudet bør også være oppmerksom på at overvåking kan påvirke det psykososiale arbeidsmiljøet. Kontinuerlig følelse av kontroll kan redusere tillit, skape stress og føre til dårligere arbeidsmiljø.

Hva bør AMU gjøre?

Arbeidsmiljøutvalget kan være en svært viktig arena for å diskutere kameraovervåking på en saklig og balansert måte.

AMU kan blant annet:

• Drøfte behovet for overvåking
• Etterspørre risikovurderinger
• Vurdere arbeidsmiljøkonsekvenser
• Be om evaluering av eksisterende tiltak
• Sørge for at personvern blir ivaretatt
• Diskutere alternativer til overvåking

Det er særlig viktig at AMU ikke bare diskuterer «sikkerhet», men også hvordan overvåking påvirker tillit, trivsel og kultur.

Hva bør ledere tenke på?

Ledere har ofte gode hensikter når kameraovervåking vurderes. Men gode hensikter er ikke nok alene.

Ledere bør stille seg noen grunnleggende spørsmål:

• Hva er det konkrete problemet vi prøver å løse?
• Kan problemet løses på andre måter?
• Har vi dokumentasjon på behovet?
• Er tiltaket forholdsmessig?
• Hvordan vil ansatte oppleve dette?
• Har vi involvert verneombud og tillitsvalgte tidlig nok?
• Hvordan kan vi skape trygghet uten å skape mistillit?

I mange virksomheter er tillit en av de viktigste faktorene for et godt arbeidsmiljø. Kameraovervåking som oppleves unødvendig eller overdreven kan skade denne tilliten.

Kameraovervåking må evalueres

Et kontrolltiltak skal ikke bare innføres og deretter «leve sitt eget liv». Arbeidsmiljøloven krever også evaluering av tiltaket. (Arbeidsmiljøloven.com)

Virksomheten bør derfor jevnlig spørre:

• Har overvåkingen faktisk løst problemet?
• Er tiltaket fortsatt nødvendig?
• Har overvåkingen fått negative konsekvenser?
• Bør omfanget reduseres?
• Kan tiltaket avsluttes?

Dette er også et naturlig tema for AMU.

Oppsummering

Kameraovervåking på arbeidsplassen er et område hvor sikkerhet, teknologi, personvern og arbeidsmiljø møtes. Noen ganger er kameraovervåking både nødvendig og riktig. Men tiltaket må alltid være godt begrunnet, forholdsmessig

Et godt arbeidsmiljø bygges sjelden gjennom mest mulig kontroll. Det bygges som regel gjennom gode relasjoner, åpen dialog og klok bruk av tiltak som ansatte opplever som rettferdige og nødvendige.

For mer informasjon kan man se veiledningene fra Arbeidstilsynet og Datatilsynet.

De fleste kjenner til at internkontrollforskriften (§ 5, 4-8) stiller krav om skriftlig dokumentasjon av hvordan HMS-arbeidet utføres i virksomheten i form av risikovurderinger, rutiner, handlingsplaner og avvikssystemer, osv. Men de tre første punktene i § 5 er minst like viktige. De handler om selve grunnmuren i HMS-arbeidet.

Det hjelper lite å ha flotte dokumenter dersom virksomheten ikke:

• kjenner lovkravene,
• har nødvendig HMS-kompetanse,
• og involverer de ansatte i arbeidet.

Internkontrollforskriften § 5 punkt 1–3 handler om nettopp det.  La oss se litt nærmere på de tre kravene.

Pkt 1: Lover og forskrifter må være tilgjengelige – og kjent 

Arbeidsgiver må først identifisere hvilke lover og forskrifter som er relevante. For de fleste virksomheter er dette de viktigste:

• Arbeidsmiljøloven
• Internkontrollforskriften
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
• Arbeidsplassforskriften
• Forskrift om utførelse av arbeid

I enkelte bransjer kan det også være spesialregler knyttet til kjemikalier, bygg og anlegg, transport, helsevesen eller maskinsikkerhet.

Men det er ikke nok at ledelsen henviser til reglene. De må gjøres aktivt tilgjengelige for dem som trenger dem. I praksis betyr dette ofte:

• digitale HMS-systemer med oppdaterte lover og forskrifter,
• lenker til relevante regler på intranett,
• korte veiledninger eller sammendrag,
• opplæring i hvilke regler som gjelder for ulike roller.

Arbeidsgiver bør sørge for at reglene blir forklart på en praktisk måte. Mange ansatte vil ikke lese lange forskriftstekster, men de kan forstå:

• hva som forventes av dem,
• hvilke rutiner som gjelder,
• og hvorfor kravene er viktige.

Pkt 2: Arbeidstakerne må ha tilstrekkelig HMS-kompetanse

Arbeidsgiver må vurdere:

• hvilken kompetanse ulike grupper trenger,
• hvem som trenger særskilt opplæring,
• og hvordan opplæringen skal gjennomføres.

Dette gjelder både ledere, verneombud, AMU-medlemmer og vanlige ansatte.

Ledere

Arbeidsmiljøloven § 3-5 stiller krav om at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Dette gjelder i praksis alle som leder eller kontrollerer andre ansatte.

Ledere må blant annet forstå:

• risikovurdering,
• avvikshåndtering,
• psykososiale arbeidsmiljøfaktorer,
• sykefraværsoppfølging,
• og hvordan man involverer ansatte i HMS-arbeidet.

Verneombud og AMU

Verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal ha fullt HMS-grunnkurs, der de får både juridisk forståelse og praktisk kompetanse innen:

• risikovurderinger
• vernerunder
• organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø
• konflikthåndtering
• ergonomi
• og systematisk forbedringsarbeid

Vanlige ansatte

Også øvrige ansatte må få opplæring tilpasset sitt arbeid. Dette kan handle om:

• sikker bruk av utstyr
• ergonomi
• kjemikaliehåndtering
• vold og trusler
• brannvern
• eller psykososiale belastninger

HMS Norge har kursene

I dagens arbeidsliv velger mange virksomheter digitale løsninger og e-læring som en fleksibel måte å sikre kompetanse på. Hos HMS Norge leverer vi e-læringskurs for:

• verneombud
• medlemmer av arbeidsmiljøutvalg
• og ledere med HMS-ansvar

Fordelen med e-læring er blant annet at medarbeiderne kan gjennomføre opplæringen når det passer, samtidig som virksomheten får en mer systematisk og lik opplæring på tvers av avdelinger og lokasjoner.

Pkt 3: Medvirkning er ikke frivillig – det er et lovkrav

Og så må vi ikke glemme medvirkningsplikten, som står i Arbeidsmiljøloven § 2.3.

«Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.»

HMS-arbeid er noe ledelsen gjør alene. De ansatte sitter ofte på den viktigste kunnskapen om:

• hvor risikoene finnes
• hva som fungerer dårlig
• og hvilke tiltak som faktisk vil virke

Medvirkning fra de ansatte kan skje på mange måter:

• vernerunder
• medarbeidersamtaler
• arbeidsmiljøundersøkelser
• tavlemøter, forbedringsmøter
• AMU-møter
• prosjektgrupper
• eller daglig dialog mellom leder og ansatte

Verneombudet har en særlig viktig rolle som representant for arbeidstakerne i HMS-spørsmål. Oppfordre medarbeiderne til å bruke dem!

Det avgjørende er at medvirkningen er reell. Dersom ansatte opplever at ingen lytter, eller at innspill aldri fører til handling, vil engasjementet raskt forsvinne.

God medvirkning krever:

• åpen kommunikasjon
• trygghet for å si fra
• tydelige tilbakemeldinger
• og at forslag faktisk vurderes og følges opp

HMS handler om mennesker – ikke bare dokumentasjon

Internkontrollforskriftens § 5 punkt 1–3 minner oss om noe viktig: HMS er ikke først og fremst et dokumentasjonssystem. Det handler om mennesker, kompetanse og samarbeid.

Virksomheter som lykkes med HMS-arbeidet kjennetegnes av at:

• ledelsen kjenner regelverket,
• ansatte får god opplæring,
• og medarbeiderne involveres aktivt i forbedringsarbeidet.

Lykke til med HMS-arbeidet!

Kunstig intelligens (KI) er stadig mer en integrert del av arbeidshverdagen i både offentlig og privat sektor. For mange oppleves teknologien som frigjørende: Du har tilgang til «alt verdens kunnskap og intelligens», og den effektiviserer rutineoppgaver, skjerper analyser, gir støtte i komplekse vurderinger og kan bidra til både økt produktivitet, kreativitet og mestring. Dette gjelder særlig for folk som jobber på kontor, men andre blir også indirekte påvirket. Både ansatte og ikke minst kunder. Men det er medarbeider-perspektivet vi i HMS Norge er mest opptatt av. Hvordan påvirker det vår (psykiske) arbeidshelse? Hvem har ansvar for hva for at KI skal være en støtte og ikke en belastning?

For ledere, verneombud og arbeidsmiljøutvalg (AMU) blir det avgjørende å forstå at KI ikke bare er et teknologisk prosjekt, men et arbeidsmiljøprosjekt.

KI som arbeidsmiljøfaktor

Når arbeidsprosesser endres raskt, når krav til kompetanse forskyves, og når prestasjoner blir mer synlige – eller mer målbare – vil det kunne påvirke:
- Opplevelse av kontroll og mestring
- Rolleforståelse og identitet
- Opplevelse av rettferdighet
- Sosial tilhørighet
- Jobbtrygghet

Angst, usikkerhet og “kompetanse-skam”

For mange medarbeidere kan KI utløse en stille uro:
- “Er min kompetanse i ferd med å bli irrelevant?”
- “Henger jeg etter?”
- “Hva skjer hvis jeg ikke mestrer dette like raskt som andre?”

For noen kan dette føre til:
- Prestasjonsangst
- Unngåelsesatferd
- Overkompensering og selvpålagt merarbeid
- Følelse av mindreverdighet

Dette kan forsterkes dersom organisasjonen ubevisst skaper et skille mellom “de som kan KI” og “de som ikke kan”.

Roller og ansvarsfordeling

Ledere

1. Forankre KI i arbeidsmiljøarbeidet, ikke bare i IT-strategien.
2. Sørge for bred opplæring – ikke bare teknisk, men etisk og organisatorisk.
3. Kommunisere tydelig hva KI skal – og ikke skal – brukes til.
4. Følge med på arbeidsbelastning og rolleklarhet.

Verneombud

1. Etterspør risikovurdering ved innføring og bruk av KI.
2. Vær oppmerksom på psykososiale effekter.
3. Ta opp bekymringer knyttet til kontroll, personvern og rettferdighet.

Arbeidsmiljøutvalg

1. Behandle KI som en fast del av HMS-arbeidet.
2. Diskutere konsekvenser for ulike grupper ansatte.
3. Sørge for at implementering skjer med reell medvirkning

Medarbeidere

1. Se på KI som et verktøy som styrker jobben din, ikke en konkurrent. Menneskelig dømmekraft, relasjoner og etikk kan ikke automatiseres.
2. Spør: «Hvordan kan denne teknologien gjøre meg bedre i jobben min»?
3. Del erfaringer og usikkerhet med kolleger. Felles utforsking bygger trygghet og kompetanse.
4. Be om opplæring når du trenger det. Kompetanseutvikling er profesjonelt, ikke et svakhetstegn.
5. Ta vare på fagidentiteten din. KI kan produsere innhold, men ansvar, kulturforståelse og relasjoner er menneskelige ferdigheter.
6. Si ifra hvis KI‑bruken skaper utrygghet, som økt kontroll, uklare krav eller sosial ekskludering.

KI er en relasjonell teknologi

Kunstig intelligens er ikke nøytral. Den påvirker relasjoner, makt, identitet og opplevelse av verdi. Norsk arbeidsliv har sterke tradisjoner for medbestemmelse, tillit og partssamarbeid. Disse prinsippene blir ikke mindre viktige i møte med KI, heller tvert imot.

Riktig brukt kan KI bidra til både økt arbeidsglede og mestring. Men det skjer ikke av seg selv. Det krever bevisste ledere, aktive verneombud og kompetente arbeidsmiljøutvalg.

Les en lengre versjon av artikkelen på medlemssidene. Du finner den under menyvalget Fagstoff

Risikokartlegging for kontorarbeid? Trenger vi DET da? Og HMS-rutiner? For på «på kontor er det vel ingen risiko, vi sitter jo bare der»?

Ja, det er kanskje (litt) sant, men kjenner du det engelske slagordet at «sitting is the new smoking»? Det er ikke bra for helsa å sitte stille i det lange løp. Og det er mer en bare ergonomi å ta tak i.

Først og fremst det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet: Er vi godt og rettferdig organisert og ledet? Samarbeider vi godt uten unødige konflikter? Men også inneklimaet. Er det tilfredsstillende? Og kontorløsningen, er den optimal? Undersøkelser viser at bare 10% av kontorarbeidere ønsker åpent landskap!

Selv om kontorarbeid slipper unna de alvorlige fysiske farene med fall, klem og bruk av utstyr og verktøy osv., så må vi gå svært systematisk til verks- også for å kartlegge og finne gode tiltak.

En helsefremmende arbeidsplass – vernetjenestens ansvar

Målet med HMS-arbeidet og oppgaven til verneombud, AMU-medlemmer og ledere er å sikre et helsefremmende og meningsfylt arbeidsmiljø som er fullt forsvarlig, psykisk og fysisk. Det er et stort ansvar.

«Oppskriften» for å oppnå dette står, som mange vet, i internkontrollforskriften § 5. Hovedoppgaven er å kartlegge risiko og komme med tiltak som hindrer at man blir negativt påvirket av arbeidsmiljøet. Lettere sagt enn gjort, kanskje, men det er en lønnsom bruk av tid og penger.

De fem gruppene risiko

La oss starte med Arbeidstilsynets oversikt over de fem gruppene risiko eller arbeidsmiljøutfordringer, som de kaller det. Alle virksomheter bør ta en titt på denne først, og så bestemme hva som er mest aktuelt for dem. I teorien kan alle gruppene også gjelde kontorarbeid.

Hvilke forhold er da mest aktuelle for kontor? Her er noen viktige stikkord:

Organisatorisk

- Uklare eller kryssende forventninger
- Manglende prioriteringer
- Manglende kompetanse
- Urealistiske tidsfrister, for høy arbeidsmengde
- Hyppige og uklare omorganiseringer
- Mangelfull opplæring
- Lite medvirkning i beslutninger
- Dårlig eller mangelfull ledelse
- Kunstig intelligens introduseres uten tilstrekkelig mål og opplæring

Slike forhold kan medføre stress, usikkerhet, føre til feil og ineffektivitet, konflikter, overbelastning, stress og utbrenthet med mer. Kartlegger dere godt nok?

Psykososialt

Lite kontroll over egen arbeidshverdag og hvordan løse oppgaver

- Dårlig ledelse
- Konflikter på arbeidsplassen
- Mobbing eller trakassering
- Vold, trusler
- Manglende sosial støtte fra kolleger
- Lite anerkjennelse eller belønning
- Alltid tilgjengelig på nett, uten klare grenser
- Isolasjon ved hjemmekontor

Slike forhold kan medføre stress, utbrenthet, søvnløshet, psykiske belastninger, konflikter, følelse av ensomhet med mer.
Merk at de organisatoriske og psykososiale faktorene kan overlappe hverandre.

Fysisk

- Kvaliteten og sikkerheten på bygg og utstyr
- Inneklima, luft, lys og støy, temperatur, luft, fuktighet, gass, sopp
- Brann, elektrisk utstyr
- Smitte
- Snublefare, glatt gulv

Feil og mangler kan gi en rekke kroppslige plager.

Ergonomisk

- Arbeidspult, stol, skjerm, størrelse og plassering og mulighet for justering etc.
- Plassering av utstyr og evt. mus
- Pauser

Mangler kan gi varige plager i nakke, skulder, rygg, hodepine, tretthet, betennelser etc.

Kjemiske og biologiske

 - Mulige kjemiske faktorer
- Rengjøringsmidler
- Toner fra printere
- Løsemidler
Annet?

Mulige biologiske eksponeringer for mikroorganismer.

- Virus og bakterier (forkjølelse, influensa)
- Muggsporer ved fuktskade i bygg
- Dårlig rengjorte ventilasjonsanlegg
- Mangler kan gi hudirritasjon, allergier, smitte, hodepine etc.

Kartlegging av risiko

Vi skal IKKE gå inn på kartlegging av alle disse risikoene. Arbeidsmiljøkartlegging mer i detalj er en annen artikkel. Du kan også lære om det i HMS Norges e-læringskurs for verneombud, AMU-medlemmer og ledere. Kursene er bransjerettet og der finner du det meste.

Hovedkravet i Arbeidsmiljøloven er at alle virksomheter er pålagt å «kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten…» som det heter i Arbeidsmiljølovens § 3-1.2.C. Det er ingen vei utenom, selv for kontorarbeidere.

HMS-rutiner for kontor

Det kan virke rart og litt overraskende på noen at vi snakker om HMS-rutiner for kontor. Er ikke det mest for fysiske arbeidsplasser som bygg, anlegg, industri, transport med mer?

Ja og nei. Hvem har sagt at man ikke kan lage rutiner for å redusere faren for muskel-skjelettplager, støyplager, konflikt, unødig overtidsarbeid, trakassering, smitte eller manglende medvirkning?

Her er noen stikkord og tips med eksempler fra noe av det vi nettopp har vært igjennom:

Hva er en HMS-rutine?
En HMS-rutine er en skriftlig, systematisk fremgangsmåte som beskriver hvordan en arbeidsoppgave skal utføres trygt og helsemessig forsvarlig for å unngå skader, ulykker og uheldig belastning. Dette er et lovpålagt krav (internkontrollforskriften) som tilpasser sikkerhetstiltak til bedriftens risikobilde

 

Ansvar for utarbeidelse av HMS-rutiner

Ledelsen (arbeidsgiver)

Ledelsen har det overordnede ansvaret for at virksomheten har nødvendige HMS-rutiner og at rutinene faktisk tas i bruk og følges opp.

Verneombud

Verneombudet har ikke beslutningsansvar, men skal ivareta arbeidstakernes interesser i arbeidsmiljøsaker og medvirke i utvikling og forbedring av HMS-rutiner.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU)

AMU skal behandle saker som har betydning for arbeidsmiljøet og kan dermed foreslå at det utvikles eller revideres HMS-rutiner der det er behov. De kan også bidra til kvalitetssikring av rutinene.

HMS-ansvarlig (dersom virksomheten har denne rollen)

HMS-ansvarlig fungerer som faglig koordinator og kan utarbeide forslag til rutiner, følge opp risikovurderinger og bidra til systematisk HMS-arbeid. Rollen er å støtte ledelsen og sikre struktur og kontinuitet i HMS-arbeidet, men det juridiske ansvaret ligger fortsatt hos arbeidsgiver.

Eksterne eksperter (for eksempel bedriftshelsetjeneste)

Eksterne eksperter kan gi råd og bistand, men kan ikke overta arbeidsgivers ansvar for å etablere og følge opp HMS-rutiner.

Ansatte

Bidrar med erfaringer, melder avvik og medvirker

Quiz

Hva kan gå galt? Se på illustrasjonsbildet og tell. (Ment litt humoristisk, men ikke totalt urealistisk heller). Det er 15 farlige forhold.

Se fasit nederste bilde.

Fasit: