Tydelighet og avgrensning henger sammen. Dette gjelder spesielt når ansvarsområdet er så bredt som i verneombudrollen. Bruk tid på å avgrense det som skal gjøres i samsvar med de andre i bedriften. Bli enige om hvor mye tid, innsats og ressurser som skal brukes og hvilke prioriteringer som gjelder. Snakk presist og konkret. Ikke pakk inn ting, ha heller fokus på positive ord.

Skrevet av Grethe Holtan, Sinius AS, 20. april 2020

-Hvor mye kan vi egentlig forvente av verneombudene våre? De skal i følge Arbeidsmiljøloven ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og samarbeide med ledelsen. Det er lett å forvente at de også skal være eksperter innen kommunikasjon, mellommenneskelige forhold og balansekunst. Det handler egentlig om forventninger, avgrensning, tydelighet og evne til å ta inn og videreformidle informasjon. Bli med videre så ser vi mer på hvordan vi kan gjøre dette i praksis.

I det øyeblikket du har tatt imot fullmakten fra kollegene dine om å bli verneombud, endres forventningene seg til deg. Forventninger er tiltro til at du skal utføre jobben i tråd med loven og følge gjeldende sosiale normer. Forventninger er subjektive og kan variere fra person til person. De kan også være ubevisste, det vil si at man ikke vet eller kan forklare hva man forventer. Det er når utfordringene kommer og kryss-forventninger oppstår, at det blir tydelig hva som egentlig forventes av et verneombud.

Det er derfor viktig på et tidlig tidspunkt å ta initiativ til forventningavklaring både i forhold til kolleger og ledelse. Vær også tydelig på hva de kan forvente av deg og sørg for at de forstår at du gjør en «tilleggsjobb» til den vanlige jobben din. Lag en plan over oppgavene som skal gjøres og vær tydelig på når og hvordan de skal utføres.

«Tydelighet og avgrensning henger sammen»

Tydelighet og avgrensning henger sammen. Dette gjelder spesielt når ansvarsområdet er så bredt som i verneombudrollen. Bruk tid på å avgrense det som skal gjøres i samsvar med de andre i bedriften. Bli enige om hvor mye tid, innsats og ressurser som skal brukes og hvilke prioriteringer som gjelder. Snakk presist og konkret. Ikke pakk inn ting, ha heller fokus på positive ord. Stå for det som er kjernen i situasjonen selv om det er ubehagelig. Husk at din rolle er å være oppasser. Før du går inn i møter bør du være bevisst på hva målet er og være forberedt på hva som kan komme. Be de involverte om fokusere på forslag som kan gjennomføres i praksis. Tren deg på å drive frem og kommunisere kompromisser som ikke nødvendigvis gir partene alt av det de ønsker seg. Det er fullt mulig å gi medhold til medarbeideres behov om en skadefri og helsefremmende arbeidsplass selv om man i praksis ikke klarer å innfri alt på en gang.

«Aktiv lytting – et mektig kommunikasjonverktøy»

Verneombudrollen blir lite verdt hvis den ikke blir respektert av de andre i bedriften. Du er verdifull fordi du skal formidle viktig informasjon mellom ledere og kolleger, og møte begges behov, krav og ønsker. Aktiv lytting er den enkleste veien til å oppnå respekt og troverdighet på hos andre. Vi er ofte ikke klar over at holdninger til dels farger kommunikasjonen vår. Ved å håndtere egne og andres holdninger på en profesjonell måte oppnår vi viktige korrigeringer på en respektfull måte. Vi møter holdninger med fakta. Det vil si at vi får frem de faktiske forholdene i saken uten at noen taper av den grunn. Man kan for eksempel spørre om hva som konkret ble sagt og gjort. Videre hvilken situasjon som oppsto og hva som trigget den. Forsøk å unngå tolkninger og evalueringer av andres motiver og personlighet. Tren deg på å håndtere andres holdninger og samtidig gi dem korrekt informasjon. Du kan for eksempel si:

-Det er det mange som sier, men det kom en endring i lovverket i januar i år. Her kan du se et notat om det. Det kan jeg sende til deg på mail etterpå. Jeg må innrømme at jeg også ble svært overrasket over denne endringen.

Når vi skal lytte må vi være ydmyke og konsentrere oss hundre prosent om den som snakker. Vedkommende er i ferd med å gi deg kjernen i sitt perspektiv. Still oppfølgingspørsmål til den andre blir helt stille. Da unngår du å bryte av for tidlig. Husk at de fleste trenger tid til å varme opp før perlene serveres. La den andre få tid til å tenke og reflektere. Si minst mulig selv, men bekreft heller med blikk, øyekontakt, nikking, bekreftelser som jaha, å ja, sier du det, skjønner og så videre. Vis at du konsentrerer deg, forstår og analyserer gjennom gode oppfølgingsspørsmål. Ta gjerne notater da det ofte blir mange detaljer. Forsøk å sette deg inn i den andres verden og virkelighetsforståelse. Se om du kan finne noen fellesnevnere og bli enige om videre fremdrift. Sett av tid til å analysere, reflektere og sjekke ut informasjon før man møtes igjen. Vær nøye med konfidensialiteten slik at tilliten opprettholdes. Bli eventuelt enig om hvilken informasjon som skal videreføres til andre.

«Vi bygger de sterkeste broene i utfordrende situasjoner»

De finnes i alle bedrifter, de som skyr konflikter, bruker kommunikasjon som et kampverktøy eller ikke har nok trening i å stå i motstridende situasjoner. Et godt tips er å la andre opptre slik de er og ikke bruke tid på å «korrigere» dem. Hold heller fokus på mulige løsninger. Legg inn stille pauser etter at du har sagt noe. Da får den andre tid til å tenke seg om og bli bevisst på sin rolle i helheten. Dersom du får ubehagelige spørsmål, svarer du nøytralt og holder deg til saken. La den andre stå i sin egen skuffelse og frustrasjon om nødvendig. Vær forsiktig med å gå for mye inn andres reaksjoner. Det kan bli verre hvis du rører for mye rundt i grøten. Du bør også reflektere litt over hvordan andre kan oppfatte deg. Tenk over hvilken kommunikasjonstil du har. Det finnes utallige kommunikasjon-koder, alt fra bomull-innpakning til svart-hvitt kategorisering. Videre fra babyspråk til kjefting, eller fra bedreviter til uviktig babling. Dersom du for eksempel mener at det å være lavmælt er en måte å vise respekt på, er det stor sannsynlighet for at du opplever å ikke bli respektert av andre som er høylytte. På denne måten vil forskjellene våre skape avstand og kanskje føre oss inn i lange unyttige diskusjoner.

«Bli en ressurs»

Vi skal ikke etterstrebe å bli perfekte verneombudmaskiner, men trene på å bli mer bevisste og realistiske slik at vi kan oppnå mer og håndtere å stå i utfordrende situasjoner. På grunn av "oppasser- og mellomledd-rollen" bør vi kanskje være ekstra nøye med hvordan vi kommuniserer og å ta i bruk effektive verktøy for å møte andre på en hensiktsmessig måte. Hvis vi i tillegg er realistiske og forutsigbare, kan vi bygge troverdighet og bli opplevd som en løsningorientert ressurs.

Kjenner dine kolleger til at du er verneombud på arbeidsplassen? Hva er AMU? Hvem jobber de med? Kjenner de til hva som er ditt mandat?

I arbeidsmiljøloven står det at "Hvem som til enhver tid fungerer som verneombud ved virksomheten, skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen."
Noen vil antakelig velge å kunngjøre på andre måter, men prinsippet er klart: Det skal informeres tydelig og til alle i verneområdet om at du er verneombud.
Tilsvarende gjelder for arbeidsmiljøutvalget.

Hvordan gjøres det på din arbeidsplass?

Det er viktig at det er gjort kjent at du er verneombud. Dette er en forutsetning for at du skal kunne gjøre en god innsats og det bør gjøres så snart som mulig etter at du er valgt. Du er den tillitsvalgte for saker som har med arbeidsmiljøet å gjøre, og da er det viktig at dine kolleger vet at de kan henvende seg til deg.
Dette gjelder også i varslings-saker, ettersom verneombudet ofte opptrere som formidler av varsler om kritikkverdige forhold.

Informasjon om din rolle bør naturligvis også formidles på annen måte der det er naturlig. Jo mer info, jo bedre.
Tenk gjennom hvordan dere kan gjøre det.

Når det gjelder markedsføring av AMU, kan du se et utdrag fra webinar om temaet.

På medlemssidene finner du et skjema - "Oppslag" - for info om verneombudet.

Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold skal utarbeides og forbedres i samarbeid med verneombudet. Men hva er verneombudets rolle hvis en varslingssak oppstår?

Som verneombud har du en selvstendig varslingsplikt når det gjelder kritikkverdige forhold knyttet til arbeidsmiljøet – fare for liv og helse – trakassering og diskriminering – skade og sykdom. Du skal også kunne være en varslingsformidler hvis kolleger ønsker å fremme en sak av tilsvarende karakter via deg. Som verneombudet har du taushetsplikt om personlige forhold og skal ivareta konfidensialiteten til arbeidstaker som varsler.

Skal jeg informere mine kolleger om at de kan bruke meg som varslingsmottaker?

Dette bør klart fremkomme av virksomhetens skrevne varslingsrutine, og som alle bør kjenne til.

Kan jeg velge å ikke gå videre med varselet, fordi jeg synes det er en bagatell eller en sak som vedkommende selv bør ta seg av?

Ja, dette vil helt og holdent være din vurdering.

Har jeg et juridisk ansvar om å varsle?

Ja, du har en plikt til å varsle om alvorlige forhold, og som det står i arbeidsmiljøloven: «Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle»

Har alle arbeidstakere plikt til å varsle?

Ja, etter arbeidsmiljøloven har alle en medvirkningsplikt. Det vil innebære at blir en arbeidstaker klar over alvorlige forhold slik virksomhetens varslingsrutine beskriver, så skal det varsles.

Kan jeg som verneombud velge å varsle videre til hvem jeg vil?

Hvem som er varslingsmotaker vil fremkomme av virksomhetens varslingsrutine

Bør jeg som verneombud gi uttrykk for min oppfatning av saken?

Ja, i tilfelle hvor du mener at din kompetanse kan belyse varslingen ytterligere kan det være en fordel for å få en best mulig løsning på saken.

Hva om det er en tydelig konflikt, kan jeg velge side?

Nei, konfliktsaker er et rent ledelsesansvar.

Hva om ikke varselet blir behandlet, er det jeg som verneombud som skal følge opp?

Hvis du har vært varsler eller varslingsformidler må du følge opp slik virksomhetens varslingsrutine krever.

Skal jeg delta i videre behandling av varselet?

Nei, selve saksbehandlingen er et ledelsesansvar.

Pr. definisjon har alle ledere med personalansvar også et ansvar for at HMS-arbeidet fungerer tilfredsstillende. I en del virksomheter er det å styre HMS-arbeidet en selvstendig stilling, à la økonomiansvarlig, produktansvarlig mv. Daglig leder vil imidlertid alltid ha det overordnede ansvaret for HMS i virksomheten.

HMS-ansvarlig skal arbeide forebyggende innenfor rammen av de lover (med tilhørende forskrifter) som omfattes av Internkontrollforskriften. HMS-ansvarliges oppgaver defineres dessuten av virksomhetens egne retningslinjer på HMS-området. Arbeidsmiljøloven med forskrifter er helt sentral for alle HMS-ansvarlige. De øvrige loverområder som omfattes av virkeområdet til Internkontrollforskriften, og som vil være styrende for HMS-ansvarliges oppgaver er;

La det være sagt med en gang; Verneombudet har en helt sentral rolle i sikkerhetsarbeidet. Utgangspunktet for å påstå dette er at det er verneombudene som i sitt daglige arbeid og kontakt med kollegaer tydeligst kan se hva som kan gå galt. Mange av de faresignalene som lyser kan man ikke forvente at en leder skal kunne se eller være klar over. En leder er i stor grad avhengig av de rapporter og varsler som kommer inn, og i denne sammenheng er verneombudene helt vesentlige informasjonskilder.

Når dette er sagt, må følgende også sies:
Det må være et gjensidig ønske om samarbeid og respekt mellom verneombud og ledelse. Det må være en forståelse for at verneombudets rolle og arbeid er særdeles viktig. At verneombudet i første rekke har som oppgave å påse at kollegaenes sikkerhet blir ivaretatt, betyr at verneombudet må legge frem alle forhold som kan av sikkerhetsmessig betydning, for ledelsen.

De fleste verneombud mener de ikke får nok tid til å fylle oppgaven. Hva ville du prioritere dersom du fikk nok tid?

Vi stilte dette spørsmålet til medlemmene for en tid tilbake og svarene fordeler seg som følger:

Rapportere om uheldig/farefullt arbeidsmiljø, 12 % 
Økt HMS-kunnskap, 47 % 
Samtaler med kolleger, 26 % 
Oppfølging av saker, 16 %

Rapportering fra verneombudet

Vi stilte for en tid tilbake følgende spørsmål:

Verneombudets rapportering til ledelsen er viktig. Tror du arbeidsrelatert sykefravær kan reduseres hvis VO benytter gode rapportskjema?

Nærmere 140 personer svarte. 50 % av disse har svart et klart ja på spørsmålet, mens ca. 18 % svarer at det kun i liten grad vil ha noen betydning. Dette skulle med all mulig tydelighet vise at det er en sterk tro på det forebyggende arbeidet og den rollen verneombudene kan spille.

Hvor lenge er man verneombud?

For en tid tilbake stilte vi medlemmene spørsmål om hvor lenge man har hatt verneombudsvervet.

Som kjent skal verneombudet velges for 2 år av gangen. Om verneombudet blir gjenvalgt er det ingenting som hindrer vedkommende å sitte flere perioder. Og ofte kan dette være en fordel.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU)

Arbeidsmiljøutvalget i virksomheten er et samarbeidsorgan, et rådgivende organ og i visse tilfelle et besluttende organ.