Verneombudets rolle som brobygger, lytter og kommunikator

Tydelighet og avgrensning henger sammen. Dette gjelder spesielt når ansvarsområdet er så bredt som i verneombudrollen. Bruk tid på å avgrense det som skal gjøres i samsvar med de andre i bedriften. Bli enige om hvor mye tid, innsats og ressurser som skal brukes og hvilke prioriteringer som gjelder. Snakk presist og konkret. Ikke pakk inn ting, ha heller fokus på positive ord.

 

Skrevet av Grethe Holtan, Sinius AS, 20. april 2020

 

-Hvor mye kan vi egentlig forvente av verneombudene våre? De skal i følge Arbeidsmiljøloven ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og samarbeide med ledelsen. Det er lett å forvente at de også skal være eksperter innen kommunikasjon, mellommenneskelige forhold og balansekunst. Det handler egentlig om forventninger, avgrensning, tydelighet og evne til å ta inn og videreformidle informasjon. Bli med videre så ser vi mer på hvordan vi kan gjøre dette i praksis.

I det øyeblikket du har tatt imot fullmakten fra kollegene dine om å bli verneombud, endres forventningene seg til deg. Forventninger er tiltro til at du skal utføre jobben i tråd med loven og følge gjeldende sosiale normer. Forventninger er subjektive og kan variere fra person til person. De kan også være ubevisste, det vil si at man ikke vet eller kan forklare hva man forventer. Det er når utfordringene kommer og kryss-forventninger oppstår, at det blir tydelig hva som egentlig forventes av et verneombud.

Det er derfor viktig på et tidlig tidspunkt å ta initiativ til forventningavklaring både i forhold til kolleger og ledelse. Vær også tydelig på hva de kan forvente av deg og sørg for at de forstår at du gjør en «tilleggsjobb» til den vanlige jobben din. Lag en plan over oppgavene som skal gjøres og vær tydelig på når og hvordan de skal utføres.

Grethe Holtan

«Tydelighet og avgrensning henger sammen»

Tydelighet og avgrensning henger sammen. Dette gjelder spesielt når ansvarsområdet er så bredt som i verneombudrollen. Bruk tid på å avgrense det som skal gjøres i samsvar med de andre i bedriften. Bli enige om hvor mye tid, innsats og ressurser som skal brukes og hvilke prioriteringer som gjelder. Snakk presist og konkret. Ikke pakk inn ting, ha heller fokus på positive ord. Stå for det som er kjernen i situasjonen selv om det er ubehagelig. Husk at din rolle er å være oppasser. Før du går inn i møter bør du være bevisst på hva målet er og være forberedt på hva som kan komme. Be de involverte om fokusere på forslag som kan gjennomføres i praksis. Tren deg på å drive frem og kommunisere kompromisser som ikke nødvendigvis gir partene alt av det de ønsker seg. Det er fullt mulig å gi medhold til medarbeideres behov om en skadefri og helsefremmende arbeidsplass selv om man i praksis ikke klarer å innfri alt på en gang.

«Aktiv lytting – et mektig kommunikasjonverktøy»

Verneombudrollen blir lite verdt hvis den ikke blir respektert av de andre i bedriften. Du er verdifull fordi du skal formidle viktig informasjon mellom ledere og kolleger, og møte begges behov, krav og ønsker. Aktiv lytting er den enkleste veien til å oppnå respekt og troverdighet på hos andre. Vi er ofte ikke klar over at holdninger til dels farger kommunikasjonen vår. Ved å håndtere egne og andres holdninger på en profesjonell måte oppnår vi viktige korrigeringer på en respektfull måte. Vi møter holdninger med fakta. Det vil si at vi får frem de faktiske forholdene i saken uten at noen taper av den grunn. Man kan for eksempel spørre om hva som konkret ble sagt og gjort. Videre hvilken situasjon som oppsto og hva som trigget den. Forsøk å unngå tolkninger og evalueringer av andres motiver og personlighet. Tren deg på å håndtere andres holdninger og samtidig gi dem korrekt informasjon. Du kan for eksempel si:

-Det er det mange som sier, men det kom en endring i lovverket i januar i år. Her kan du se et notat om det. Det kan jeg sende til deg på mail etterpå. Jeg må innrømme at jeg også ble svært overrasket over denne endringen.

Når vi skal lytte må vi være ydmyke og konsentrere oss hundre prosent om den som snakker. Vedkommende er i ferd med å gi deg kjernen i sitt perspektiv. Still oppfølgingspørsmål til den andre blir helt stille. Da unngår du å bryte av for tidlig. Husk at de fleste trenger tid til å varme opp før perlene serveres. La den andre få tid til å tenke og reflektere. Si minst mulig selv, men bekreft heller med blikk, øyekontakt, nikking, bekreftelser som jaha, å ja, sier du det, skjønner og så videre. Vis at du konsentrerer deg, forstår og analyserer gjennom gode oppfølgingsspørsmål. Ta gjerne notater da det ofte blir mange detaljer. Forsøk å sette deg inn i den andres verden og virkelighetsforståelse. Se om du kan finne noen fellesnevnere og bli enige om videre fremdrift. Sett av tid til å analysere, reflektere og sjekke ut informasjon før man møtes igjen. Vær nøye med konfidensialiteten slik at tilliten opprettholdes. Bli eventuelt enig om hvilken informasjon som skal videreføres til andre.

«Vi bygger de sterkeste broene i utfordrende situasjoner»

De finnes i alle bedrifter, de som skyr konflikter, bruker kommunikasjon som et kampverktøy eller ikke har nok trening i å stå i motstridende situasjoner. Et godt tips er å la andre opptre slik de er og ikke bruke tid på å «korrigere» dem. Hold heller fokus på mulige løsninger. Legg inn stille pauser etter at du har sagt noe. Da får den andre tid til å tenke seg om og bli bevisst på sin rolle i helheten. Dersom du får ubehagelige spørsmål, svarer du nøytralt og holder deg til saken. La den andre stå i sin egen skuffelse og frustrasjon om nødvendig. Vær forsiktig med å gå for mye inn andres reaksjoner. Det kan bli verre hvis du rører for mye rundt i grøten. Du bør også reflektere litt over hvordan andre kan oppfatte deg. Tenk over hvilken kommunikasjonstil du har. Det finnes utallige kommunikasjon-koder, alt fra bomull-innpakning til svart-hvitt kategorisering. Videre fra babyspråk til kjefting, eller fra bedreviter til uviktig babling. Dersom du for eksempel mener at det å være lavmælt er en måte å vise respekt på, er det stor sannsynlighet for at du opplever å ikke bli respektert av andre som er høylytte. På denne måten vil forskjellene våre skape avstand og kanskje føre oss inn i lange unyttige diskusjoner.

«Bli en ressurs»

Vi skal ikke etterstrebe å bli perfekte verneombudmaskiner, men trene på å bli mer bevisste og realistiske slik at vi kan oppnå mer og håndtere å stå i utfordrende situasjoner. På grunn av "oppasser- og mellomledd-rollen" bør vi kanskje være ekstra nøye med hvordan vi kommuniserer og å ta i bruk effektive verktøy for å møte andre på en hensiktsmessig måte. Hvis vi i tillegg er realistiske og forutsigbare, kan vi bygge troverdighet og bli opplevd som en løsningorientert ressurs.
Har du lyst til å lære mer om dette kan du melde deg på HMS-Tinget 5. - 6. oktober i Oslo for da skal jeg snakke om akkurat dette.

 

 23 Krav Ressurser Sample

Mer i denne kategorien « Gjør verneombudet kjent!

.
Kopirett 2021 © HMS Norge AS | Retningslinjer for personvern >