Alle arbeidsgivere har plikt til å sørge for systematisk arbeid med HMS (internkontroll). Dette betyr at virksomheten må ha HMS-rutiner som sikrer at lover og regler følges. Det systematiske HMS-arbeidet er forankret i Arbeidsmiljøloven § 3-1 og Internkontrollforskriften

Hva er HMS-rutiner

En HMS-rutine er regler og anbefalinger for hvordan arbeid skal planlegges og utføres på en trygg måte, basert på risikovurdering og lovkrav, slik at ansatte, kollegaer, publikum, brukere og andre berørte og arbeidsmiljøet ikke utsettes for helse- eller sikkerhetsfare.

En god HMS-rutine kjennetegnes ved at den inkluderer beste praksis og erfaring og inngår i virksomhetens internkontroll, avvikshåndtering, risikovurderinger og opplæring. Rutinen skal tilpasses arbeidsplassen og arbeidsoppgaven. 

Et eksempel: Bilkjøring

Vi tenker nok ikke på det som «HMS-rutiner», men det er det i praksis er. Noen eksempler:

1) Du skal kjøre på høyre side av veien.
2) Du har en fartsgrense å forholde deg til.
3) Du må kunne og følge alle trafikkskilt.
4) Du har vikeplikt for de som kommer fra høyre.
Følger du disse påbudene, så blir det tryggere å kjøre bil.

Eksempler på HMS-rutiner, Kontor

Rutine for ergonomisk tilrettelegging av kontorarbeidsplassen

Formål: Forebygge belastningsplager og sykefravær.

Detaljert eksempel:

1. Arbeidsstilling
Stolen skal støtte korsryggen og kunne justeres i høyde og ryggvinkel.
Underarmene skal hvile på bordet, og skuldrene være avslappet.
Skjermen skal stå rett foran deg, ca. en armlengde unna, og øvre kant på skjermen i øyehøyde.

2. Arbeidsvaner
Ta korte pauser hvert 45.–60. minutt;
Strekk på deg, reis deg, se vekk fra skjermen. Gjør en liten bøy og tøy-øvelse?
Varier arbeidsstilling og unngå statisk stilling.
Bruk eventuelt hev/senk-bord for å stå deler av dagen.
Sørg for at du har tilstrekkelig tid til oppgaven

Rutine for forebygging og håndtering av psykososiale belastninger

Formål: Sikre et helsefremmende arbeidsmiljø.

Omfatter:
- arbeidsmengde og rolleklarhet
- håndtering av konflikter og stress
- varsling og oppfølging.
- med mer

Eksempler på HMS-rutiner, Industri  

Rutine for arbeid med maskiner og teknisk utstyr

Formål: Forebygge alvorlige personskader. 

Beskriver:

- krav til opplæring
- bruk av verneutstyr
- sikring før vedlikehold
- med mer

Rutine for håndtering av kjemikalier og farlige stoffer

Formål: Forebygge helseskader og miljøskader

Omfatter:

- merking og lagring
- sikker bruk
- håndtering av søl og avfall
- med mer

Eksempler på rutiner: Byggeplass

Rutine for Kapping og sliping av metall med vinkelsliper

Formål: Sikre trygg bruk av vinkelsliper og forebygge personskader.

1. Forberedelser
Sjekk at maskinen er hel og uten skader.
Kontroller at vern, deksel og håndtak er riktig montert.
Sørg for god belysning og ryddig arbeidsplass.
Bruk godkjent verneutstyr: vernebriller/visir, hansker, hørselvern, tettsittende klær uten løse deler.

2. Utførelse
Fest arbeidsstykket godt.
Start maskinen og la den gå på tomgang noen sekunder før du begynner å kutte.
Hold godt grep med begge hender.
Stå stødig og ikke i linjen med skiven.
Ikke press for hardt – la maskinen gjøre jobben.

3. Etter arbeidet
Koble fra strømmen før du bytter skive eller gjør vedlikehold.
Rydd opp slipestøv og metallrester.
Meld fra om eventuelle feil eller uhell.

Eksempler på HMS-rutiner: Sykehus

Rutine for håndhygiene og smittevern

Formål: Beskytte pasienter og ansatte mot infeksjoner.

Beskriver:
- når og hvordan hånddesinfeksjon skal utføres
- bruk av hansker og annet verneutstyr
- forebygging av kryssmitte
- med mer

Rutine for håndtering av truende eller voldelig atferd

Formål: Ivareta psykososialt og fysisk arbeidsmiljø.

Omfatter:
- risikovurdering
- varsling og støtte til ansatte
- oppfølging etter hendelser
- med mer

Eksempler på HMS-rutiner: Barnehage

Rutine for forebygging av skader ved lek og uteaktiviteter

Beskriver hvordan ansatte skal:

- føre tilsyn
- kontrollere lekeapparater og uteområder
- håndtere risikofylt lek
- med mer

Formål: Forebygge fallskader og ulykker hos barn og ansatte.

Rutine for ergonomi og løft i arbeid med barn

Omfatter:
- riktig løfteteknikk
- bruk av hjelpemidler (trapper, stellebord)
- variasjon i arbeidsstilling
- med mer

Formål: Forebygge muskel- og skjelettplager hos ansatte.

Forskrift om utførelse av arbeid – krav om sikkerhetsopplæring

Forskrift om utførelse av arbeid stiller klare krav til hvordan arbeidet skal sikres mot unødige farer, og nødvendig opplæring skal gis. I forskriftens § 10.1 står det:
Når arbeidsgiver etter en risikovurdering finner at arbeidsutstyret krever særlig forsiktighet ved bruk, kan det bare benyttes arbeidstakere som har dokumentert sikkerhetsopplæring

Sikkerhetsopplæring går hånd i hånd med gode HMS-rutiner. I utgangspunktet gjelder det alle typer jobber, fra kontorarbeid til anleggsarbeid.

Verneombudet og AMU sin rolle i dette

Verneombudet skal påse at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig for alle. Da er også gode HMS-rutiner en del av det ledelsen må ha på plass for at jobben ikke skal gi unødige plager, risiko eller sykdom. AMU skal overvåke det hele, og sørge for at virksomheten har HMS-rutinene på plass. LEDELSEN HAR ALLTID DET ENDELIGE ANSVARET. VO passer på, og AMU gir råd.

HMS-håndboken

- Legg alle skriftlige HMS-rutiner inn i HMS-håndboken.
- Sørg for at de er kjent blant de som trenger dem!

Alt arbeid innebærer risiko. Absolutt alt! Selv om risikoen ved å sitte bak en PC og lage dataprogrammer er mindre farlig enn å arbeide i høyden på en byggeplass eller med tunge maskiner og utstyr i bruk, og krevende arbeidsstillinger. Skjønt stillesitting kan være belastende nok i lengden. Lykke til med gode HMS-rutiner!

REFLEKSJONSOPPGAVER TIL DEG:

- Hvilke HMS-rutiner har dere hos dere?
- Dekker de alle typer oppgaver som innebærer helsefrare, stor eller liten?
- Er rutinene gode nok?
- Hvem har ansvaret for å vedlikehold og oppdatering?
- Blir de oppdatert og forbedret når det er behov?

Appendiks, HMS-rutiner

Prosedyrer - rutiner - instrukser, Hva er forskjellen?

Nedenfor finner du en kort forklaring på begrepene.

Instruks

En spesifikk og detaljert beskrivelse av hva som skal gjøres i en bestemt situasjon. Instrukser gir klare retningslinjer og kan ofte være obligatoriske å følge.
Eksempel: "Bruk alltid vernehansker når du håndterer kjemikalier."

Rutine

En fast praksis eller vane som følges regelmessig for å sikre effektivitet og konsistens. Rutiner trenger ikke være skriftlige, men de gjentas ofte.
Eksempel: "Hver morgen starter vi dagen med et kort sikkerhetsmøte."

Prosedyre

Skriftlige og mer omfattende beskrivelse av hvordan en oppgave eller prosess skal utføres, ofte steg-for-steg. Prosedyren forklarer både hva som skal gjøres og hvordan det skal gjøres.

Eksempel: Prosedyre for valg av verneombud.

Prosedyre for avviksregistrering.